Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") madde 10 uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Kaya Software tarafından hazırlanmıştır. Talep ve sorularınız için: bilgi@kayasoftsystems.com

Web sitesi, müşteri portalı ve sipariş süreçlerinde aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik verisi: ad, soyad; bireysel siparişlerde e-fatura düzenlemek amacıyla T.C. kimlik numarası
• İletişim verisi: e-posta adresi, telefon numarası, fatura/teslimat adresi
• Müşteri işlem verisi: şirket unvanı, vergi dairesi/vergi numarası, sipariş ve fatura kayıtları
• Portal hesap verisi: şifrenizin geri döndürülemez (hash'lenmiş) hâli, iki faktörlü doğrulama (2FA) kodu ve oturum kaydı — parolanız hiçbir zaman düz metin olarak saklanmaz
• İşlem güvenliği verisi: IP adresi ve zaman damgası (yalnızca kötüye kullanımı/aşırı istek denemelerini engellemek amacıyla, sınırlı süreyle)
• İletişim formu içeriği: demo/teklif talebi veya destek talebiniz kapsamında paylaştığınız mesaj metni

Kart numarası, son kullanma tarihi veya CVV gibi ödeme aracı bilgileri hiçbir aşamada bizim sistemlerimize ulaşmaz; bu bilgiler doğrudan PayTR'nin PCI-DSS uyumlu altyapısında işlenir.

Kişisel verileriniz, KVKK madde 5'te sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması/ifası: demo veya teklif talebinizi yanıtlamak, sipariş ve fatura süreçlerini yürütmek, portal hesabınızı oluşturup güvenliğini sağlamak
• Kanuni yükümlülük: e-fatura düzenleme ve muhasebe kayıtlarına ilişkin Vergi Usul Kanunu'ndan doğan yükümlülükleri yerine getirmek
• Meşru menfaat: siteyi kötüye kullanıma (bot/aşırı istek) karşı korumak, hizmet kalitesini ve bilgi güvenliğini sağlamak
• Açık rıza: yalnızca aydınlatma metnini onayladığınız demo/teklif ve iletişim formları için

Verileriniz, belirtilenler dışında pazarlama amacıyla profilleme yapılmasında veya otomatik karar mekanizmalarında kullanılmaz.

Kişisel verileriniz; web sitesindeki demo talebi, iletişim ve müşteri portalı kayıt/giriş formları ile sipariş/ödeme formu üzerinden, elektronik ortamda, doğrudan sizin tarafınızdan girilmesi suretiyle toplanır.

Kişisel verileriniz, pazarlama amacıyla üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Hizmetin işleyişi için zorunlu olduğu ölçüde, sınırlı verileriniz aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• PayTR (ödeme kuruluşu): sipariş ve fatura bilgileriniz, ödemenin işlenmesi amacıyla
• Resend (e-posta altyapı sağlayıcısı): 2FA kodu, hoş geldiniz ve talep bildirim e-postalarının iletilmesi amacıyla
• Barındırma/altyapı sağlayıcılarımız: verilerin güvenli şekilde saklanması amacıyla
• Yetkili kamu kurumları: yalnızca yasal bir talep veya yükümlülük halinde

• Demo/teklif ve iletişim formu verileri, talebin sonuçlandırılmasından itibaren en fazla 2 yıl saklanır.
• Sipariş, fatura ve tahsilata ilişkin kayıtlar, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen yasal saklama süresi (asgari 5 yıl) boyunca saklanır.
• Portal hesap verileriniz, hesabınız aktif olduğu sürece; hesap kapatma talebinizden sonra ise yasal saklama yükümlülüklerimizin gerektirdiği süre kadar saklanır.
• 2FA doğrulama kodları yalnızca birkaç dakikalık geçerlilik süresince tutulur, ardından otomatik olarak silinir.

Sürelerin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

KVKK madde 11 uyarınca bize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK madde 7'deki şartlar oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için bilgi@kayasoftsystems.com adresine yazılı olarak başvurabilir; talebiniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, cevap verilmemesi veya yetersiz bulunması hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

Bu web sitesi, oturum açmanızı ve portala güvenli erişiminizi sağlayan zorunlu bir oturum çerezi (kaya_session) kullanır. Bu çerez olmadan portal oturumu çalışmaz. Sitede analitik, reklam veya üçüncü taraf takip amaçlı çerez kullanılmamaktadır.

Bu sitede saklanan tüm çerez ve yerel depolama kayıtları:

Şifreleriniz geri döndürülemez şekilde (bcrypt) saklanır, giriş işlemleri iki faktörlü doğrulama ile korunur ve tüm bağlantılar SSL/TLS ile şifrelenir. Buna rağmen internet üzerinden hiçbir iletim yönteminin %100 güvenli olmadığını, azami teknik ve idari tedbirleri aldığımızı ancak mutlak güvenliği garanti edemeyeceğimizi belirtiriz.

Bu aydınlatma metni, mevzuattaki veya veri işleme süreçlerimizdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm bu sayfada yayınlanır.